Restoran otomasyon programı nedir?
Restoran otomasyon programı; işletmenin günlük operasyonunda oluşan sipariş, ödeme, masa, mutfak, stok, müşteri ve yönetim verilerinin dijital ortamda takip edilmesini sağlayan sistemdir.
Ancak günümüzde yalnızca sipariş girilen bir POS ekranı yeterli değildir.
Sipariş alındığında;
- mutfağın haberdar olması,
- ödemenin satışla ilişkilendirilmesi,
- reçeteye göre stok hareketinin oluşması,
- satış verisinin raporlara yansıması,
- müşterinin işlem geçmişinin güncellenmesi
gibi süreçlerin mümkün olduğunca aynı operasyon akışı içerisinde ilerlemesi gerekir.
İşletmenin gerçek ihtiyacı nasıl belirlenmeli?
Program araştırmasına başlamadan önce işletmenin operasyon yapısı çıkarılmalıdır.
Şu sorular cevaplanmalıdır:
- Kaç şube var?
- Kaç satış noktası kullanılacak?
- Masa servisi mi, hızlı servis mi?
- Paket ve gel-al siparişleri var mı?
- QR üzerinden sipariş alınıyor mu?
- Online yemek platformları kullanılıyor mu?
- Mutfak ekranına ihtiyaç var mı?
- Stok ve reçete yönetimi yapılacak mı?
- Merkez depo bulunuyor mu?
- ERP veya muhasebe entegrasyonu gerekiyor mu?
- Yönetim tüm şubeleri merkezi olarak takip edecek mi?
Bu sorular cevaplanmadan yalnızca fiyat üzerinden yapılan karşılaştırma, işletmenin gerçek ihtiyacını göstermeyebilir.
POS kullanımı neden önemli?
POS restoranın en yoğun kullanılan operasyon ekranlarından biridir.
Bu nedenle sistem;
- yoğun saatlerde hızlı kullanılabilmeli,
- kullanıcıyı gereksiz adımlarla yormamalı,
- masa ve sipariş durumlarını açık göstermeli,
- hata yapılabilecek işlemlerde kullanıcıyı yönlendirmeli,
- farklı kullanıcı rollerine uygun yetkilendirme sunmalıdır.
Bir sistemin çok fazla özelliğe sahip olması, günlük kullanımının kolay olduğu anlamına gelmez.
Sipariş kanalları birlikte yönetilebiliyor mu?
Restoranlarda sipariş artık yalnızca garson tarafından alınmıyor.
Sipariş;
- salondan,
- paket servisten,
- gel-al kanalından,
- QR üzerinden,
- online yemek platformlarından
gelebilir.
Bu kanalların her biri ayrı bir ekranda yönetildiğinde operasyon karmaşıklaşabilir.
Bu nedenle farklı sipariş kaynaklarının mümkün olduğunca aynı satış ve mutfak akışına bağlanması değerlendirilmelidir.
POS ile mutfak birlikte çalışıyor mu?
Siparişin POS'a girilmesi operasyonun yalnızca başlangıcıdır.
Siparişin doğru mutfak veya hazırlık noktasına iletilmesi, hazırlanma durumunun takip edilebilmesi ve servis ekibinin süreci görebilmesi önemlidir.
Özellikle yoğun restoranlarda POS ve mutfak operasyonunun birbirinden kopuk olması;
- gecikmeye,
- tekrar işleme,
- eksik siparişe,
- ekipler arasında iletişim yüküne
neden olabilir.
Satış ile stok arasında bağlantı var mı?
Satılan ürünlerin reçeteleri tanımlanabiliyorsa satış hareketleri stok tüketimiyle ilişkilendirilebilir.
Örneğin bir ürün satıldığında sistem yalnızca “1 ürün satıldı” bilgisini değil, tanımlanan reçeteye göre hangi hammaddelerin tüketildiğini de takip edebilmelidir.
Bu yapı özellikle stok ve maliyet yönetimi yapmak isteyen işletmeler için önemlidir.
Reçete ve maliyet yönetimi var mı?
Restoran maliyetinin doğru değerlendirilebilmesi için;
- reçete,
- alış fiyatı,
- satış,
- stok hareketleri,
- fire,
- sayım
verilerinin birlikte değerlendirilmesi gerekir.
Sadece ürün satış fiyatını ve reçete maliyetini karşılaştırmak operasyonun tamamını göstermeyebilir.
Çok şubeli yapıya uygun mu?
Bugün tek şubeli olan bir işletme ileride yeni şubeler açabilir.
Bu nedenle sistemin;
- ortak ürün,
- merkezi menü,
- merkezi veya şube bazlı fiyat,
- kullanıcı yetkileri,
- şube stokları,
- merkezi raporlama
gibi yapıları destekleyip desteklemediği değerlendirilmelidir.
Yeni şube açıldığında tüm sistemi yeniden kurmak yerine mevcut standardın yeni lokasyona taşınabilmesi önemli bir avantajdır.
Entegrasyon kabiliyeti neden önemlidir?
Restoran otomasyon sistemi genellikle tek başına çalışmaz.
İşletmede;
- ERP,
- muhasebe,
- ÖKC/yazarkasa,
- ödeme sistemleri,
- online yemek platformları,
- e-Dönüşüm çözümleri
kullanılıyor olabilir.
Bu nedenle seçilen sistemin entegrasyon kabiliyeti ve entegrasyon projelerinin nasıl yönetildiği mutlaka değerlendirilmelidir.
Sonuç
Doğru restoran otomasyon programı yalnızca bugünkü sipariş ve ödeme ihtiyacını karşılayan sistem değildir.
İdeal yapı, restoranın günlük operasyonunu mümkün olduğunca ortak veri ve çalışma akışı üzerinde yönetebilmeli; işletme büyüdükçe yeni şube, kanal ve entegrasyon ihtiyaçlarına uyum sağlayabilmelidir.
Kerzz